Was ist Microsoft Teams Telefonie und wie kann es Ihrem Unternehmen helfen? Microsoft Teams Telefonie vereint Festnetztelefonie mit der Flexibilität von PC, Tablet und Smartphone. Das spart Kosten für traditionelle Telefonanlagen und erhöht die Mobilität Ihrer Mitarbeiter. Erfahren Sie, wie diese All-in-one-Lösung funktioniert und welche Vorteile sie bietet.
Die moderne Arbeitswelt erfordert moderne Kommunikationslösungen. Microsoft Teams Telefonie ist eine solche Lösung, die speziell für hybride Arbeitsmodelle und Homeoffice-Lösungen entwickelt wurde.
Microsoft Teams Telefonie transformiert die traditionelle Telefoninfrastruktur in eine fortschrittliche Cloud-Telefonanlage. Unternehmen können dadurch ihre Festnetztelefonie über verschiedene Geräte hinweg nutzen und gleichzeitig von den umfangreichen Funktionen von Microsoft Teams profitieren. Die typischen Herausforderungen der Rufumleitung, die in mobilen Arbeitsumgebungen häufig auftreten, entfallen. Die gesamte Verwaltung der Telefonanlage erfolgt direkt und einfach über die Cloud im Teams Admin-Center.
Die Integration der Telefonie in Microsoft Teams bedeutet auch, dass Sie die nahtlose Kommunikation nutzen können, die für eine moderne Unternehmensumgebung entscheidend ist. Mit der Möglichkeit, über Microsoft-Anrufpläne auf PBX- und PSTN-Anrufe zuzugreifen, bietet Microsoft Teams Telefonie eine umfassende Lösung, die sowohl die Effizienz als auch die Flexibilität Ihres Unternehmens steigert.
Die Microsoft Teams Telefonie bietet mehr als nur grundlegende Anruffunktionen. Zu den erweiterten Features gehören Warteschleifen, Rufgruppen und intelligente Weiterleitungen, die alle dazu beitragen, die Kommunikationseffizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Diese Features bieten Flexibilität und Kontrolle darüber, wie Anrufe in Ihrer Organisation verwaltet werden, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Eine der Hauptfunktionen der automatischen Telefonzentrale ist die Anrufverteilung basierend auf vorab definierten Regeln. Sie können festlegen, dass Anrufe zu bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitenden weitergeleitet werden, abhängig von der Wahl im Sprachmenü. Das reduziert Wartezeiten und sorgt dafür, dass Sie schnell mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden.
Zusätzlich bietet Ihnen die automatische Telefonzentrale die Möglichkeit, personalisierte Begrüßungsnachrichten und Ansagen zu erstellen. Diese können spezifische Informationen enthalten, wie etwa Öffnungszeiten, Feiertagshinweise oder aktuelle Unternehmensnachrichten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, für vorab definierte Zeiträume wie beispielsweise Urlaub, Inventur oder Feiertage, individuelle Ansagen zu erstellen.
Ein weiteres Highlight ist die Unterstützung mehrerer Sprachen, was besonders für international tätige Unternehmen von Vorteil ist. Sie können im Menü Ihre bevorzugte Sprache auswählen und werden in dieser weitergeführt.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Sprachnachrichten zu hinterlassen, wenn Mitarbeitende nicht erreichbar sind, wodurch wichtige Mitteilungen nicht verloren gehen.
Eine der wichtigsten Funktionen der Voicemail ist die automatische Benachrichtigung. Sobald eine neue Voicemail eingeht, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Microsoft Teams sowie eine E-Mail mit der Nachricht. Dies sorgt dafür, dass keine wichtige Nachricht übersehen wird und Ihre Reaktionszeiten verkürzt werden.
Voicemails können direkt in Microsoft Teams abgespielt werden, was die Verwaltung und Bearbeitung der Nachrichten erleichtert. Zudem bietet die Voicemail-Funktion die Möglichkeit, Nachrichten in Textform zu transkribieren. Diese Transkriptionen erleichtern es Ihnen, den Inhalt einer Nachricht schnell zu erfassen, ohne sie anhören zu müssen, und bieten eine zusätzliche Ebene der Barrierefreiheit.
Ein weiteres praktisches Feature ist die Möglichkeit, personalisierte Voicemail-Begrüßungen zu erstellen. Ihre Mitarbeitenden können individuelle Ansagen aufnehmen, um Anrufer zu begrüßen und wichtige Informationen bereitzustellen, wie etwa alternative Kontaktmöglichkeiten oder Rückrufzeiten. Ansagen können auch als Text eingegeben oder als fertige Audiodatei hochgeladen werden.
Die Integration von Teams Telefonie mit Microsoft 365 schafft eine umfassende Kommunikationslösung, die nahtlose Übergänge zwischen Sprach-, Video- und Messaging-Funktionen ermöglicht. Diese nahtlose Integration erlaubt es, die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern, indem alle Kommunikationskanäle in einer einzigen Plattform vereint werden.
Mit Teams Telefonie können Sie während eines Anrufs die Videofunktion nutzen und Inhalte live mit anderen teilen. Dies fördert eine effiziente und persönliche Zusammenarbeit, unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden. Diese Art der Integration macht Microsoft 365 zu einer All-in-one-Lösung für moderne Unternehmen, die eine nahtlose und effektive Kommunikation suchen.
Die häufigste Methode ist die Nutzung der Microsoft Teams-App auf Ihrem Computer mit Headset oder Mobilgerät. Sie können Anrufe tätigen und empfangen, Nachrichten senden und an Besprechungen teilnehmen, alles über die App.
Microsoft Teams ist kompatibel mit vielen modernen IP-Telefonen. Diese Telefone verbinden sich direkt mit dem Netzwerk und integrieren sich nahtlos in Ihre Teams-Umgebung. Einige Modelle sind speziell für Teams zertifiziert und bieten Funktionen für schnellen Zugriff auf Ihre Teams-Anrufe und -Meetings.
Für Konferenzräume gibt es spezielle Geräte, die als Microsoft Teams Rooms konfiguriert sind. Diese bieten erweiterte Audio- und Videofunktionen für Besprechungen und Telefonkonferenzen.
Die Verwaltung von Anrufen in Microsoft Teams ist durchdacht und benutzerfreundlich gestaltet, sodass Sie Ihre Anrufe effektiv organisieren und steuern können. Mit verschiedenen Funktionen wie Delegieren, Anrufsteuerung und Parken von Anrufen wird die Anrufverwaltung zum Kinderspiel.
Sie benötigen eine gültige Teams Telefon-Lizenz, die aktuelle Version des 64-Bit-Teams-Desktopclients und gegebenenfalls einen Computer mit Bluetooth für die Verwendung eines geeigneten Headsets.
Ja, mit der Funktion 'Anruf parken' in Microsoft Teams können Anrufe gehalten und später fortgesetzt oder an andere Teammitglieder übertragen werden.
Für Geräte, die keinem bestimmten Benutzer zugeordnet sind, wie zum Beispiel Telefone in Gemeinschaftsräumen, brauchen Sie eine Lizenz für geteilte Geräte.
Ja, dafür gibt es die Option des "pay-as-you-go" Calling Plans. Hier werden Gespräche nach festen Minutenpreisen berechnet. Alternativ haben Sie natürlich auch die Möglichkeit über "Operator-Connect" oder "Direct-Routing", einen Telefonie-Provider Ihrer Wahl anzubinden und über diesen die Gespräche abrechnen zu lassen.
Ressourcen-Lizenzen werden für automatische Telefonzentralen oder Warteschleifen benötigt. Die Lizenzen können nach Bedarf kostenfrei bestellt werden.
Die Voicemail-Funktion von Teams ersetzt Ihren herkömmlichen Anrufbeantworter.
Sie bekommen hinterlassene Nachrichten direkt in Ihr E-Mail-Postfach als MP3 geliefert.
Zudem erhalten Sie auf Wunsch auch ein Transcript der Nachricht, so dass sie bereits wissen worum es geht, ohne die Nachricht abhören zu müssen.
Ja, Sie können die Ansagen je nach Anlass unterschiedlich gestalten. Ob es Feiertage oder die Urlaubszeit ist.
Sie können bestimmen, zu welcher Zeit, welche Ansage verwendet wird.
