OneDrive, Teams oder SharePoint?

Mit Microsoft 365 haben Unternehmen gleich mehrere Möglichkeiten, Dateien zentral zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten. Doch genau das führt oft zu Verwirrung: Wann ist OneDrive die richtige Wahl, wann Teams, und wann sollte man lieber auf SharePoint setzen?
In diesem Beitrag erfährst du, wie sich die drei Microsoft 365-Dienste unterscheiden, wann welcher Speicherort sinnvoll ist und wie du eine klare Datenstruktur etablierst, die Zusammenarbeit, Sicherheit und Compliance optimal verbindet.

OneDrive - Der persönliche Arbeitsplatz in der Cloud

OneDrive for Business ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Nutzers in Microsoft 365. Er eignet sich perfekt für Dateien, an denen du allein arbeitest, bevor sie für andere freigegeben oder in Teams bzw. SharePoint überführt werden.

Typische Anwendungsfälle:

• Persönliche Dokumente, Entwürfe oder Notizen
• Temporäre Dateien oder Vorlagen
• Dateien, die (noch) nicht geteilt werden sollen

Vorteile:

• Einfacher Zugriff von jedem Gerät
• Automatische Synchronisation und Versionierung
• Möglichkeit zur einfachen Freigabe einzelner Dateien

Nachteile:

• Kein zentraler Zugriff für Teams oder Projekte
• Abhängigkeit vom Nutzerkonto (Dateien gehen verloren, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sofern keine Übergabe erfolgt)

Microsoft Teams - Zusammenarbeit im Fokus

Microsoft Teams ist die zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Jede Datei, die in einem Teams-Kanal gespeichert wird, liegt technisch gesehen in SharePoint Online. Teams bietet somit nur die Oberfläche für gemeinsame Arbeit - der eigentliche Speicherort ist SharePoint.

Typische Anwendungsfälle:

• Projektarbeit im Team
• Gemeinsame Bearbeitung von Dateien in Echtzeit
• Kommunikationszentrale mit Chat, Videokonferenzen und Aufgaben

Vorteile:

• Intuitive Nutzung für Teams und Projekte
• Gemeinsame Bearbeitung, Chat, Meeting-Integration
• Automatische Ablage in SharePoint, inklusive Versionierung

Nachteile:

• Unübersichtlich bei zu vielen Teams oder Kanälen
• Keine klar definierte Dateistruktur ohne Governance
• Mögliche Dubletten, wenn mehrere Teams an ähnlichen Inhalten arbeiten

SharePoint Online - Strukturierte Dokumentenverwaltung und Intranet-Funktion

SharePoint Online ist das Rückgrat der Dateiablage in Microsoft 365. Es dient als zentraler Speicherort für Abteilungen, Wissensdatenbanken oder unternehmensweite Dokumente und eignet sich ideal für strukturierte, langfristige Ablagen.

Typische Anwendungsfälle:

• Zentrale Ablage für Unternehmensdokumente
• Dokumentenmanagement mit Metadaten, Workflows und Berechtigungen
• Aufbau eines Intranets oder Wissensportals

Vorteile:

• Zentrale, strukturierte Dateiablage mit Berechtigungskonzepten
• Versionierung, Workflows, Metadaten und Compliance-Funktionen
• Integration in Teams und OneDrive

Nachteile:

• Höherer Verwaltungsaufwand
• Einarbeitung nötig für Nutzer ohne IT-Erfahrung
• Fehlende Übersicht bei unstrukturiertem Aufbau

Vergleichstabelle: OneDrive, Teams und SharePoint im Überblick

Best Practices: So strukturierst du deine Daten richtig

Persönliche Arbeit startet in OneDrive

• Entwürfe und eigene Notizen speichern
• Später in Teams oder SharePoint verschieben, sobald Zusammenarbeit beginnt

Teamarbeit gehört in Teams (bzw. den zugehörigen SharePoint-Bereich)

• Klare Kanäle pro Projekt oder Thema
• Regelmäßige Bereinigung alter Dateien

Langfristige und offizielle Ablage in SharePoint

• Nur finale Dokumente
• Metadaten und Versionierung nutzen
• Berechtigungen zentral verwalten

Der richtige Speicherort hängt vom Zweck ab

Die drei Microsoft-365-Komponenten OneDrive, Teams und SharePoint ergänzen sich perfekt - sofern sie richtig eingesetzt werden.
Eine einfache Faustregel hilft bei der Orientierung:

• Ich arbeite allein: OneDrive
• Wir arbeiten gemeinsam: Teams
• Wir archivieren oder veröffentlichen: SharePoint

Mit einer klar definierten Speicherstrategie lassen sich Dubletten, Datenverluste und Chaos vermeiden. Unternehmen sollten diese Regeln aktiv in ihre Microsoft 365 Governance integrieren, um Compliance, Datensicherheit und Effizienz dauerhaft sicherzustellen.