Microsoft Teams ist für viele Unternehmen das zentrale Kommunikations- und Kollaborationstool. Doch je mehr Mitarbeitende Teams, Kanäle und Dateien erstellen, desto schneller droht das digitale Chaos. Ohne klare Governance-Regeln wird Teams zu einem unübersichtlichen Flickenteppich aus Gruppen, Chats und Daten, die keiner mehr zuordnen kann. Der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg liegt in einer durchdachten Teams-Governance - also in der Festlegung von Richtlinien, Prozessen und Verantwortlichkeiten, die Struktur, Transparenz und Sicherheit gewährleisten.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Governance in Microsoft Teams bedeutet, warum sie so wichtig ist und wie Sie mit klaren Regeln, Automatisierung und Best Practices für Ordnung sorgen.
Unter Governance versteht man die Gesamtheit aller Richtlinien, Prozesse und Verantwortlichkeiten, die sicherstellen, dass Microsoft Teams effizient, sicher und konform genutzt wird. Es geht nicht darum, die Mitarbeitenden einzuschränken, sondern vielmehr darum, eine kontrollierte Umgebung zu schaffen, die Zusammenarbeit ermöglicht, aber gleichzeitig Risiken minimiert.
Governance betrifft unter anderem folgende Bereiche:
Ohne Governance entstehen unkontrolliert neue Teams, doppelte Inhalte und Datenlecks - was die Produktivität hemmt und Sicherheitsrisiken birgt.
Je mehr Mitarbeitende in einem Unternehmen Microsoft Teams nutzen, desto größer wird die Gefahr, dass Strukturen verloren gehen. Teams lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, Dateien werden beliebig geteilt und externe Gäste eingeladen. Was anfangs agil und unkompliziert wirkt, führt mit der Zeit zu unübersichtlichen Workspaces, Datenwildwuchs und Compliance-Problemen.
Eine durchdachte Governance-Strategie bietet hier die notwendige Struktur. Sie sorgt dafür, dass:
So bleibt Microsoft Teams ein leistungsfähiges Tool für Zusammenarbeit - und kein Ort des digitalen Chaos.
Eine einheitliche Namensgebung ist der erste Schritt zu Ordnung und Übersicht. Definieren Sie Regeln für die Benennung von Teams und Kanälen, damit sofort erkennbar ist, welchem Bereich oder Projekt sie zugeordnet sind.
Beispiel:
Solche Konventionen verhindern Dubletten und erleichtern die Suche.
Legen Sie fest, wer Teams erstellen darf, wer Administratorrechte erhält und wer für die Pflege verantwortlich ist. Ideal ist eine klare Rollenverteilung:
Diese Aufgabentrennung stellt sicher, dass Teams sinnvoll verwaltet werden.
Teams haben einen Lebenszyklus - von der Erstellung über die aktive Nutzung bis zur Archivierung oder Löschung. Definieren Sie Richtlinien, wann Teams geschlossen oder archiviert werden. Microsoft bietet dafür automatisierte Abläufe, etwa mit Microsoft Purview oder Lifecycle Policies in Entra ID.
So bleiben alte oder inaktive Teams nicht ewig bestehen und die Umgebung bleibt sauber und performant.
Einer der häufigsten Fehler in Teams ist das unkontrollierte Einladen externer Gäste. Hier sollten klare Regeln gelten:
Durch gezielte Steuerung und automatisierte Richtlinien verhindern Sie Datenabflüsse und Compliance-Verstöße.
Je nach Branche gelten gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Mails, Chats und Dokumenten. Eine gute Governance-Strategie integriert diese Anforderungen direkt in Teams. Microsoft 365 bietet hierfür Retention Policies, eDiscovery und Legal Hold Funktionen.
Das Ziel ist: Daten sollen jederzeit auffindbar sein, aber nach Ablauf gesetzlicher Fristen auch gelöscht werden können.
Um Governance-Regeln effizient umzusetzen, bietet Microsoft eine Vielzahl an Tools und Automatisierungsmöglichkeiten. Besonders hilfreich sind:
Mit diesen Werkzeugen lässt sich Governance nicht nur definieren, sondern auch technisch absichern und nachvollziehbar umsetzen.
Starten Sie mit einer klaren Governance-Policy
Dokumentieren Sie alle Regeln, Zuständigkeiten und Prozesse in einem zentralen Leitfaden.
Automatisieren Sie Prozesse
Reduzieren Sie manuelle Aufgaben, indem Sie Genehmigungen, Löschfristen oder Freigaben automatisieren.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Governance funktioniert nur, wenn alle Nutzer die Regeln verstehen und anwenden. Regelmäßige Schulungen und Awareness-Kampagnen sind Pflicht.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Governance ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Passen Sie Ihre Richtlinien regelmäßig an neue Anforderungen oder Microsoft-Updates an.
Microsoft Teams ist ein mächtiges Werkzeug, das die Zusammenarbeit in Unternehmen revolutionieren kann. Ohne klare Governance-Regeln führt es jedoch schnell zu Unübersichtlichkeit, Sicherheitslücken und ineffizienter Nutzung.
Mit einer gut durchdachten Governance-Strategie schaffen Unternehmen klare Strukturen, schützen ihre Daten und stellen sicher, dass Teams langfristig produktiv und sicher genutzt wird. Die Investition in Governance zahlt sich aus - in Effizienz, Compliance und nachhaltiger Ordnung.
