Es gibt viele Gründe, warum eine rechtssichere Archivierung der E-Mail-Kommunikation sinnvoll sein kann. Nicht nur die Einhaltung rechtlicher Anforderungen spielt dabei eine Rolle, sondern auch der Schutz vor Datenverlust und die schnelle Wiederherstellung von wichtigen Informationen. Gerade in Zeiten von Remote-Arbeit und digitaler Vernetzung ist es für Unternehmen unerlässlich, eine zuverlässige Lösung für die E-Mail-Archivierung zu finden. Egal, aus welchem Grund Sie sich für eine E-Mail-Archivierung entscheiden, es gibt viele Vorteile zu entdecken. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit dem Thema beschäftigen und Ihnen alles Wissenswerte rund um die sichere und effektive Archivierung von E-Mails erklären.
Ein Unternehmen hat eine Menge gesetzlicher Vorgaben zu beachten, wenn es um die Archivierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails geht. So schreibt beispielsweise die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", §147 Abgabenordnung (AO), §257 Handelsgesetzbuch (HGB), §8 Geldwäschegesetz (GWG) und §50 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) eine E-Mail Archivierungspflicht vor. Aber das ist noch nicht alles! Die archivierten Daten müssen auch revisionssicher aufbewahrt werden.
Revisionssicherheit ist ein wichtiger Begriff in der elektronischen Archivierung (§146 AO, §239 HGB) und bedeutet, dass alle Eintragungen in Büchern und anderen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden müssen. Eine Änderung des ursprünglichen Inhalts ist absolut tabu und darf auf keinen Fall gemacht werden. Auch Veränderungen, deren Herkunft unklar ist, müssen vermieden werden. Schließlich sollen die gespeicherten Daten auch bei späteren Überprüfungen durch die Revision jederzeit nachvollziehbar sein.
In einer perfekten Welt würden wir alle niemals Fehler machen - aber wir alle wissen, dass das nicht der Fall ist. Sei es durch ein unglückliches Versehen oder sogar böswillige Absichten - E-Mails können verloren gehen. Und das kann unangenehme Konsequenzen haben - sei es der Verlust von wichtigen Informationen oder rechtliche Schwierigkeiten. Doch mit einer E-Mail-Archivierungslösung können Sie sicherstellen, dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails sicher aufbewahrt werden. Ein eigenes Archivsystem gewährleistet, dass keine wichtigen E-Mails verloren gehen oder gelöscht werden können. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor unvorhergesehenen Datenverlusten und vertrauen Sie auf eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung.
Sie benötigen Zugriff auf alte E-Mails zu einem spezifischen Vorgang, der bereits Jahre zurückliegt? Mit einem E-Mail Archivierungssystem ist das kinderleicht. Intuitive Suchfunktionen ermöglichen Ihnen die schnelle und präzise Suche nach E-Mails, selbst wenn diese über mehrere Postfächer verteilt sind. Zusätzlich gewährleistet eine sorgfältige Rechtevergabe, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die benötigten Daten haben. So sparen Sie Zeit und Aufwand bei der Suche nach wichtigen Informationen.
Natürlich gibt es zahlreiche Wege, um eine E-Mail Archivierung umzusetzen. Doch nicht jede Methode ist gleichermaßen geeignet, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Wichtig ist, dass Sie die Methode wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie Ihre E-Mails archivieren können und was Sie dabei beachten sollten.
Eine gängige Methode zur E-Mail Archivierung ist das Speichern von E-Mails in Postfachdateien (PST-Dateien). Microsoft Outlook hat bereits ältere Versionen solcher Dateien automatisch erstellt (archiv.pst), um das eigene Postfach zu entlasten. Auch wenn diese Methode einfach und kostengünstig ist, genügt sie nicht den gesetzlichen Anforderungen für eine revisionssichere E-Mail Archivierung. Denn wie andere Datendateien können auch PST-Dateien zu einem späteren Zeitpunkt geändert oder gelöscht werden, was den Schutz vor Datenverlust und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen gefährdet.
Eine beliebte Alternative zur Archivierung von E-Mails in PST-Dateien ist die Verwendung einer Archivdatenbank. Moderne Mailserver wie Exchange Online im Rahmen eines Microsoft 365 Abonnements bieten diese Möglichkeit. Im Gegensatz zu PST-Dateien wird hierbei eine zentrale Datenbank angelegt, die speziell für die Archivierung von E-Mails und anderen Nachrichtenformaten optimiert ist.
Diese Archivdatenbanken bieten zahlreiche Vorteile. Zum Beispiel können die Daten sehr schnell und einfach durchsucht werden. Zudem ist es möglich, den Zugriff auf die Archivdatenbanken durch eine detaillierte Rechtevergabe zu kontrollieren. Nur autorisierte Personen können auf die Inhalte zugreifen, was die Sicherheit und den Schutz der Daten erhöht.
Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten. Eine nachträgliche Manipulation der Inhalte ist möglich und somit erfüllt eine Archivdatenbank allein nicht die rechtlichen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung.
Für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist ein spezielles Archivsystem oft die beste Wahl. Dabei werden über die Journaling-Funktion des Mailservers alle ein- und ausgehenden E-Mails als Kopien an das Archivsystem geschickt. Eine nachträgliche Änderung der archivierten E-Mails ist dadurch nahezu ausgeschlossen. Allerdings ist eine fehlerhafte Konfiguration des Archivsystems möglich, bei der nicht alle rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Mails erfüllt werden. Einige Archivsysteme lesen in regelmäßigen Abständen die zu sichernden Postfächer aus und übertragen gefundene Änderungen ins Archiv. E-Mails, die in dieser "Austastlücke" empfangen oder versendet und danach sofort wieder gelöscht werden, werden bei dieser Art der Konfiguration nicht archiviert. Eine solche Konfiguration entspricht nicht den Grundsätzen einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung und genügt daher auch nicht den oben genannten gesetzlichen Vorgaben.
Litigation Hold oder auch "legal hold" ist eine Funktion, die vor allem in rechtlichen Angelegenheiten zum Einsatz kommt. Sobald Litigation Hold auf einem Postfach aktiviert ist, können keine E-Mails mehr gelöscht werden. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch in ein unsichtbares Archiv kopiert, sodass Sie sicherstellen können, dass alle relevanten E-Mails für die Beweissicherung erhalten bleiben. Allerdings hat diese Methode auch ihre Nachteile, denn ältere E-Mails müssen mühsam über die Suchfunktion gefunden und exportiert werden. Doch auch hier gibt es moderne Lösungen, die eine schnelle und einfache Suche ermöglichen und somit eine effiziente Nutzung des Archivs ermöglichen. Eine professionelle E-Mail-Archivierung sollte daher in jedem Unternehmen Teil des Sicherheitskonzepts sein.
Wenn es um die rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails geht, ist eine sorgfältige Planung unverzichtbar. Es gibt viele Fallstricke, die Sie vermeiden können, wenn Sie im Vorfeld genau überlegen, welche E-Mails archiviert werden müssen und welche nicht. Wir haben für Sie einige wichtige Aspekte zusammengestellt, die Sie bei der E-Mail Archivierung unbedingt beachten sollten.
Eine zuverlässige E-Mail-Archivierung ist wichtig, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und sich gegen Datenverlust abzusichern. Allerdings sollten Sie bei der E-Mail-Archivierung auch die Datenschutzbestimmungen im Blick haben. Nicht alle empfangenen E-Mails unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Wenn Sie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen per E-Mail erhalten haben und der Auswahlprozess abgeschlossen ist, besteht in der Regel kein weiterer Bedarf zur Aufbewahrung dieser E-Mails. Denn die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt auch das Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Achten Sie daher bei der Planung Ihres E-Mail-Archivsystems darauf, dass Sie personenbezogene Daten rechtzeitig und datenschutzkonform löschen.
Bei der Archivierung von E-Mails gibt es viele verschiedene Kontotypen, die berücksichtigt werden müssen. Manche können automatisch archiviert werden, während bei anderen spezielle Regeln oder Einstellungen benötigt werden. Eine gute Planung ist daher unerlässlich! Hier ein kurzer Überblick über die verschiedenen Kontotypen:
Bei der Archivierung verschlüsselter E-Mails kann es zu Problemen kommen, wenn die zugehörigen Zertifikate und Schlüssel nicht mit berücksichtigt werden. Es kann passieren, dass die E-Mails zwar erfolgreich ins Archiv kopiert werden, jedoch später nicht mehr lesbar sind, da der entsprechende Schlüssel zur Entschlüsselung fehlt. Daher ist es wichtig, bereits bei der Planung der Archivierungslösung auch an die Zertifikate und Keys zu denken, um eine erfolgreiche und lückenlose Archivierung verschlüsselter Kommunikation zu gewährleisten.
Es kann risikobehaftet sein, Spamfilterung und Archivierung miteinander zu verknüpfen, da dies dazu führen kann, dass E-Mails, die eigentlich der Aufbewahrungspflicht unterliegen, versehentlich herausgefiltert werden. Um dieses Problem zu vermeiden, empfiehlt es sich, Spamfilterung bereits vor der Annahme der E-Mail durch den Mailserver durchzuführen. Auf diese Weise wird Ihre E-Mail-Infrastruktur entlastet und Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr regelmäßig durch den Junk-E-Mail-Ordner kämpfen. Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Abschließend möchten wir nochmals betonen, wie wichtig eine zuverlässige E-Mail-Archivierung für jedes Unternehmen ist. Ob gesetzliche Anforderungen, Schutz vor Datenverlust oder schnelle Recherche - es gibt viele Gründe, warum eine Archivierung notwendig ist. Wählen Sie daher eine Lösung, die Ihren individuellen Anforderungen gerecht wird und stellen Sie sicher, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entspricht. So können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Kommunikation stets rechtssicher und jederzeit verfügbar archiviert wird.
