Stellen Sie sich vor: Sie haben Bewerbungsunterlagen per E-Mail erhalten, der Auswahlprozess ist abgeschlossen, und die Bewerber wurden informiert. Wenige Wochen später fordert eine Bewerberin die Löschung ihrer personenbezogenen Daten nach der DSGVO. Sie nutzen Microsoft 365 mit Exchange Online und verlassen sich auf die integrierte Archivierung, stellen aber fest, dass es kompliziert ist, genau diese E-Mails datenschutzkonform zu identifizieren und zu entfernen, ohne dabei andere, weiterhin aufbewahrungspflichtige Nachrichten zu gefährden. Plötzlich steht nicht nur die Frage der Effizienz im Raum, sondern die Sorge vor einem Verstoß gegen den Datenschutz.
Viele Unternehmen setzen dabei auf Microsoft 365 und gehen davon aus, dass die in der Lizenz enthaltenen oder als Add-On gebuchten Archivierungsfunktionen für eine sichere und regelkonforme E-Mail-Archivierung ausreichen.
E-Mails sind mehr als nur Nachrichten - sie sind digitale Geschäftsunterlagen. Wer gesetzeskonform archivieren will, muss mehr tun, als sich auf integrierte Cloud-Funktionen zu verlassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum eine professionelle E-Mail-Archivierung unerlässlich ist - und wo Exchange Online an seine Grenzen stößt.
Das Ziel der E-Mail-Archivierung ist die dauerhafte, sichere und jederzeit verfügbare Aufbewahrung aller relevanten Nachrichten im Archivsystem.
Diese gesetzlichen Vorgaben gelten unabhängig von der Größe des Unternehmens und der Nummer der verwalteten Postfächer oder Nutzer.
Wichtig: Aufbewahrungspflicht ist kein Kann, sondern ein Muss. Verstöße können zu Geldbußen und Reputationsverlust führen.
Aber das ist noch nicht alles! Die archivierten Daten müssen nicht nur aufbewahrt, sondern auch revisionssicher vorgehalten werden.
Revisionssicherheit ist ein zentrales Kriterium für die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails. Dahinter steckt kein einzelner Paragraf, sondern eine Kombination aus Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch (§ 239 HGB), der Abgabenordnung (§ 146 AO) sowie den GoBD, die diese Vorgaben konkretisieren. Im Kern bedeutet das:
Nur Systeme, die diese Prinzipien zuverlässig umsetzen, gelten als revisionssicher und erfüllen diese Anforderungen wirklich. PST-Dateien und einfache Cloud-Funktionen genügen meist nicht.
Nehmen wir an: Ihr wichtigster Vertriebsmitarbeiter löscht versehentlich den gesamten "Angebote"-Ordner in seinem Postfach, inklusive der finalen Bestätigung eines Großauftrags? Ohne ein E-Mail-Archiv, das schnelle Suchfunktionen und Wiederherstellungsoptionen bietet, sind diese Informationen unwiederbringlich verloren, was zu erheblichen Umsatzverlusten oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen kann.
In einer perfekten Welt würden wir niemals Fehler machen - aber wir alle wissen, dass ist nicht der Fall. E-Mails können verloren gehen. Und das kann unangenehme Konsequenzen haben, wenn nicht alle relevanten Elemente eines E-Mail-Archivierungssystems zur Risikominimierung eingesetzt werden.
Natürlich gibt es zahlreiche Wege, um eine E-Mail-Archivierung umzusetzen. Die Übersicht zeigt Ihnen verschiedene Möglichkeiten und wo ihre Grenzen liegen.
Wichtig: Wählen Sie die Methode, die zu Ihrem Unternehmen passt und den rechtlichen Rahmen vollständig erfüllt.
Microsoft 365 bietet die Integration verschiedener Tools und Dienste, die eine effiziente Verwaltung, Archivierung und das Backup von E-Mails ermöglichen. Bei der Auswahl der passenden E-Mail-Archivierungslösung ist es wichtig, den richtigen Plan zu wählen, da bestimmte Archivierungsfunktionen und Aufbewahrungsrichtlinien nur in ausgewählten Abonnementoptionen enthalten sind.
Cloud-basierte Archivierungslösungen bieten eine transparente und nutzerbasierte Abrechnung, was insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist.
Für Unternehmen, die hybride Szenarien bevorzugen, ist die Kombination von Exchange Server und Exchange Online möglich. Besonders Exchange Server 2019 spielt dabei eine zentrale Rolle, da er die Integration von On-Premises- und Cloud-Lösungen unterstützt und so Flexibilität, Skalierbarkeit und gesetzliche Konformität gewährleistet.
Viele Unternehmen verlassen sich bei der E-Mail-Archivierung auf die Funktionen von Microsoft 365. Auf den ersten Blick erscheint das komfortabel: Das Archiv ist direkt integriert, zentral verwaltet und technisch stabil. Doch für eine rechtssichere Archivierung nach GoBD, HGB und DSGVO stößt Exchange Online schnell an seine Grenzen.
Wichtig: Microsoft 365 ist für den globalen Markt konzipiert - die spezifischen Vorgaben von GoBD, HGB und DSGVO stehen dabei nicht im Mittelpunkt.
Das bedeutet: Ohne zusätzliche Maßnahmen wie ein externes, manipulationssicheres Archivsystem fehlt die technische Unveränderbarkeit auf Nachrichtenebene und eine wirklich lückenlose Nachweisführung. Genau an diesem Punkt stoßen die Standardfunktionen von Microsoft 365 an ihre Grenzen.
Stellen Sie sich vor: Es besteht der begründete Verdacht, dass ein Mitarbeiter sensible Geschäftsdaten an Dritte weitergibt. Um Beweise zu sichern und mögliche Datenmanipulation zu verhindern, aktivieren Sie die Funktion Litigation Hold für sein Postfach.
Was macht Litigation Hold? Es verhindert, dass E-Mails gelöscht oder verändert werden. Alle Inhalte werden im Hintergrund gesichert - auch dann, wenn ein Nutzer sie aus seinem Postfach entfernt.
Die Grenzen: Diese Methode hilft bei Verdachtsfällen - ersetzt aber keine rechtssichere, dauerhafte E-Mail-Archivierung:
Die Herausforderung wird noch komplexer, wenn man die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen betrachtet:
Das Dilemma in der Praxis: Eine E-Mail kann gleichzeitig ein Handelsgeschäft dokumentieren (10 Jahre Aufbewahrung) und personenbezogene Daten eines Bewerbers enthalten (Löschung nach Verfahrensende). Wie gehen Sie damit um? Standard-Cloud-Lösungen bieten oft keine differenzierte Behandlung solcher Konfliktfälle.
Für eine wirklich rechtssichere E-Mail-Archivierung ist ein spezielles Archivsystem oft die beste Wahl. Dabei werden über die Journaling-Funktion des Mailservers alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch als Kopien an das Archivsystem übertragen - und zwar in Echtzeit, ohne "Austastlücken".
Der entscheidende Vorteil: Eine nachträgliche Änderung der archivierten E-Mails ist technisch ausgeschlossen. Das System erstellt unveränderbare Kopien mit Zeitstempel und digitaler Signatur. Jeder Zugriff wird protokolliert, jede Aktion ist nachvollziehbar.
Moderne Archivsysteme bieten zusätzlich:
Aber Vorsicht: Nicht alle Archivsysteme sind gleich! Einige Lösungen haben Konfigurationsfehler, die zu "Austastlücken" führen können. Wenn das System beispielsweise nur in regelmäßigen Abständen die Postfächer abfragt, können E-Mails, die in der Zwischenzeit empfangen und sofort wieder gelöscht werden, verloren gehen. Eine solche Konfiguration entspricht nicht den Grundsätzen der Revisionssicherheit.
Nach all den rechtlichen Anforderungen, technischen Herausforderungen und möglichen Fallstricken stellt sich die Frage: Wie gehen Sie konkret vor, um eine rechtssichere und praktikable E-Mail-Archivierung aufzubauen?
Bevor Sie investieren, wissen Sie, was Sie haben:
Praktisches Vorgehen: Führen Sie eine Woche lang ein E-Mail-Tagebuch. Dokumentieren Sie alle E-Mail-Quellen, die in Ihrem Unternehmen existieren - Sie werden überrascht sein, wie viele es sind.
Holen Sie sich professionelle Beratung:
Praktischer Tipp: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsmatrix, die für jeden E-Mail-Typ die entsprechende Aufbewahrungsfrist und die rechtliche Grundlage auflistet.
Wählen Sie die Archivierungslösung passend zu Ihrer bestehenden IT-Umgebung:
Entscheidungskriterien:
Phase 1: Sofortmaßnahmen (Woche 1-2)
Phase 2: Pilotbetrieb (Monat 1-2)
Phase 3: Vollständige Migration (Monat 3-6)
Ohne klare Prozesse ist die beste Technik nutzlos:
Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten:
Etablieren Sie Standardprozesse:
Die beste Lösung scheitert an mangelnder Akzeptanz:
E-Mail-Archivierung ist kein "Set-and-Forget"-Projekt:
Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist kein Luxus - sie ist Pflicht und Schutz zugleich. Gerade wenn Sie Microsoft 365 nutzen, sollten Sie nicht blind den Standardfunktionen vertrauen.
Unsere Empfehlung:
Sie möchten wissen, ob Ihre Archivierung GoBD-konform ist? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung - wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre E-Mails wirklich rechtssicher archivieren.
